In veel scale-ups is ICT geen kernactiviteit. Iemand in de organisatie pakt de rol erbij, maar het is niet zijn of haar primaire verantwoordelijkheid. Uit onderzoek van het CBS blijkt dat slechts 31% van de bedrijven met 10 tot 20 medewerkers een ICT’er in loondienst heeft. Bij de overgrote meerderheid ligt de ICT-kennis dus ergens anders, bij iemand die het erbij doet of bij een MSP.

ICT als bijzaak

Als ICT niet planmatig wordt ingericht, groeit het organisch mee met de organisatie en niet altijd op de juiste manier. Systemen worden aan elkaar geknoopt, beveiliging krijgt minder aandacht dan gewenst en er ontstaat afhankelijkheid van één persoon. Zolang die persoon er gewoon is, valt het niet zo op. Maar wat als diegene vertrekt, ziek wordt of op vakantie is?

De kennis die een MSP meebrengt

Een Managed Service Provider (MSP) heeft niet alleen specialisten in dienst, maar ook de opgedane ervaring van tientallen of zelfs honderden klanten. Ze weten wat er op de weg komt als een organisatie van 25 naar 50 medewerkers groeit. Ze kennen de valkuilen bij cloudmigraties, weten welke beveiligingsmaatregelen op welk moment relevant zijn en kunnen planmatig meedenken over de ICT-roadmap.

Leren kan niet als je alleen maar binnen zit

Die kennis is iets wat je intern moeilijk kunt opbouwen als ICT geen kernactiviteit is. Een interne ICT’er werkt primair binnen één organisatie en leert van de ervaringen daarbinnen. Een MSP leert van alle klanten tegelijk en brengt die kennis mee naar elke nieuwe situatie.

De financiële vergelijking

En dan is er nog de financiële kant. Als je een ICT’er in dienst neemt, betaal je een gemiddeld maandsalaris van €3.878 bruto per maand. Daar komen nog werkgeverslasten, verzuim en de tijd die het kost om iemand te vinden bovenop. Voor een gemiddelde organisatie van 25 medewerkers in de zakelijke dienstverlening kost ICT uitbesteden aan een MSP doorgaans tussen de €2.000 en €3.000 per maand. Voor dat bedrag krijg je niet alleen beheer, maar ook monitoring, beveiliging, updates en een helpdesk.

Hoe dat er in de praktijk uitziet

Bij onze klant LTL Woodproducts, een hardhoutimporteur met ruim 130 jaar geschiedenis, speelde precies dit vraagstuk. De ICT-omgeving was jarenlang opgebouwd door één medewerker die daar verantwoordelijk voor was. Toen hij door ziekte zijn werkzaamheden niet meer kon voortzetten, stond de organisatie voor de vraag hoe ze die kennis en verantwoordelijkheid op een toekomstbestendige manier konden borgen.

CFO Evelien Koenen zei er het volgende over: “Voor een bedrijf van onze omvang is het tegenwoordig niet altijd meer nodig om een eigen ICT-manager in dienst te hebben. Bovendien wilden we de afhankelijkheid van één persoon verkleinen.”

Wij hebben ze geholpen met de overstap naar moderne werkplekken in de cloud. De implementatie verliep soepel, het dagelijkse beheer is uitbesteed en medewerkers hebben overal toegang tot de informatie die ze nodig hebben. “Voor mij is het grootste goed dat we op elk moment terug kunnen vallen op een deskundige ICT-partner die ons goed kent”, aldus Evelien.

Intern of uitbesteden: waar ligt de grens?

Er is geen universeel antwoord op de vraag wanneer uitbesteden de betere keuze is. Maar er zijn signalen die erop wijzen dat het tijd wordt om ICT uit te besteden en daar hebben we een blog over geschreven. In dat blog lichten we de volgende belangrijke signalen uit:

• De afhankelijkheid van één persoon

• De complexiteit die stijgt met groei

• Continuïteit die niet altijd meer vanzelfsprekend is
• Beveiliging die steeds meer expertise vraagt

Als je jezelf in meerdere van deze situaties herkent, is het waarschijnlijk tijd om die stap serieus te gaan overwegen.

SPINO als MSP

Wij werken voor mkb-organisaties van 25 tot 250 medewerkers die ICT zien als middel om te groeien. Dit doen we volgens het EASE-model, een aanpak die we hebben ontwikkeld om ICT zo in te richten dat het de organisatie ondersteunt in plaats van afremt.

• Efficiency betekent dat ICT voor de organisatie werkt, niet andersom. Processen lopen vloeiend, de digitale werkplek groeit mee met de ambities van het bedrijf en medewerkers verliezen geen tijd aan systemen die niet goed op elkaar aansluiten.

• Availability zorgt ervoor dat medewerkers altijd en overal kunnen werken. Proactieve monitoring voorkomt problemen voordat ze zichtbaar worden, zodat de organisatie kan blijven draaien zonder ICT-gerelateerde onderbrekingen.

• Security is de technische schil rondom de organisatie. Cyberdreigingen worden buiten de deur gehouden zonder dat medewerkers daar dagelijks bij stil hoeven te staan.
• Experience gaat over de menselijke kant van ICT. Een intuïtieve werkomgeving, een servicedesk die mensentaal spreekt en directe hulp als er iets is. Dat is wat het verschil maakt voor medewerkers in hun dagelijkse werk.

We bieden pakketten aan die passen bij verschillende fases van een organisatie. Van pakket Basic waarbij de verantwoordelijkheid bij jou als klant blijft, tot een volledig ontzorgd Complete pakket waarbij wij het grootste deel van de operationele en tactische ICT-verantwoordelijkheid overnemen.

Ben je benieuwd naar wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.