De keuze om je ICT uit te besteden gebeurt meestal niet van vandaag op morgen. Het is iets wat langzaam duidelijk wordt. Bijvoorbeeld wanneer je merkt dat je afhankelijk bent van één persoon, dat problemen blijven liggen of dat je ICT niet meer goed meegroeit met je organisatie.

Nu de zomervakantie om de hoek staat, wordt dat vaak extra zichtbaar. Collega’s zijn afwezig, planningen verschuiven en ineens wordt duidelijk hoe kwetsbaar bepaalde processen zijn. In dit blog staan we daarom stil bij een aantal signalen die laten zien dat het wellicht tijd is om je ICT uit te besteden. Op basis daarvan kun je zelf beoordelen of jij al op dat punt zit.

Afhankelijkheid van één persoon

Uit cijfers van het CBS blijkt namelijk dat slechts 31% van de bedrijven met meer dan 10 medewerkers een eigen ICT’er in dienst heeft. Bij de rest ontbreekt die specifieke expertise op de loonlijst. In de praktijk zien we dat die taken dan vaak neerkomen bij één medewerker die het naast zijn eigen functie doet.

Zolang alles werkt, valt dit niet op. Maar zodra die persoon op vakantie is, en dat gebeurt elk jaar gegarandeerd, ontstaan er al snel vragen en onzekerheden. Bijvoorbeeld: wie heeft toegang tot wat? Wie lost een probleem op? En wie weet hoe alles is ingericht? De kennis zit vaak in het hoofd van die ene persoon en is niet vastgelegd. Dat maakt je organisatie kwetsbaar, zeker wanneer je groeit. Op dat moment is de ‘Single Point of Failure’ niet een systeem, maar een medewerker.

Complexiteit stijgt met groei

In de beginfase is de ICT vaak overzichtelijk. Het zijn een paar systemen, wat tools en een kleine groep gebruikers, maar dat verandert snel. Er komen nieuwe medewerkers bij, meer applicaties en hogere eisen rondom beveiliging en beschikbaarheid. Zo wordt het steeds een beetje complexer.

In deze fase beginnen organisaties vaak te merken dat ze het overzicht kwijtraken. De systemen sluiten niet goed meer op elkaar aan en het kost steeds meer tijd om alles draaiende te houden. Daar komt bij dat het niet altijd duidelijk is wat de volgende stap is. Uit onderzoek van Mollie blijkt dat een kwart van de ondervraagde groeiende bedrijven niet weet welke technologieën het hen efficiënter kunnen maken. Dat maakt het lastig om vooruit te kijken.

Ook liet het onderzoek zien dat 67% van de groeiende bedrijven moeite heeft met personeel vasthouden. Uit onze eigen ervaring zien we dat een vlotte, goedwerkende ICT-omgeving daarin een grotere rol speelt dan veel werkgevers denken. Trage systemen en omslachtige processen zorgen voor frustratie en gefrustreerde medewerkers vertrekken eerder.

Continuïteit is niet meer vanzelfsprekend

Een ICT-storing heeft meer impact dan veel organisaties van tevoren inschatten. Uit Europees onderzoek van Quocirca blijkt dat Nederlandse bedrijven bij een storing die werkzaamheden onderbreekt gemiddeld tienduizenden euro’s aan kosten maken. Voor kleinere organisaties liggen die bedragen vaak lager, maar de impact is relatief gezien groter. Er zijn nu eenmaal minder mensen om het op te vangen. Benieuwd wat ICT-downtime jou concreet kost? Op onze website staat een Recovery Time & Downtime Cost Calculator waarmee je dat snel in beeld krijgt.

Toch komen veel organisaties pas in actie als er al iets misgaat. In een reactief model wacht je op het probleem en ga je dan op zoek naar iemand die het kan oplossen. Dat model werkt steeds minder goed nu organisaties volledig draaien op digitale systemen. Elk uur stilstand kost geld en de oorzaak was in veel gevallen te voorkomen geweest.

Beveiliging vraagt steeds meer expertise

De eisen rondom cybersecurity worden strenger. Met de komst van de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse uitwerking van de Europese NIS2-richtlijn, krijgen steeds meer organisaties te maken met verplichtingen. Denk aan strengere beveiligingseisen, meldplicht en het garanderen van bedrijfscontinuïteit. Ook kleinere organisaties kunnen hier indirect mee te maken krijgen, bijvoorbeeld via hun rol als leverancier aan grotere partijen in verband met de ketenverantwoordelijkheid.

Beveiliging blijft hierdoor geen eenmalige actie meer. Het vraagt om continue monitoring, tijdige updates en kennis van de nieuwste dreigingen. Dat is voor één persoon, zeker als ICT niet zijn of haar hoofdfunctie is, simpelweg niet bij te houden.

Wat is dan het juiste moment om uit te besteden?

Er is eigenlijk nooit maar één aanleiding. Meestal is het een combinatie van signalen die opstapelen. De zomervakantie is vaak het moment dat die stapel zichtbaar wordt. Een goede vuistregel is dat als je jezelf in twee of meer van de bovenstaande situaties herkent, uitbesteden waarschijnlijk slimmer is dan nog een jaar doormodderen.

Wat kan SPINO voor jou betekenen?

Wij werken bewust voor organisaties met een groeiambitie, met zo’n 25 tot 250 medewerkers. Want groei brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, ook op gebied van ICT. We denken niet alleen mee over wat nu speelt, maar ook over wat je over een jaar of twee nodig hebt. Een hulpmiddel als onze ICT-maturity scan kan helpen om inzicht te krijgen in waar je staat en welke stappen logisch zijn. Zo bouwen we samen aan een ICT-omgeving die met je meegroeit in plaats van dat het een rem op je ontwikkeling wordt.

Herken je je bedrijf in één of meerdere van bovenstaande punten? Dan is het een goed moment om te onderzoeken wat het uitbesteden van de ICT jouw organisatie kan opleveren. We kijken graag samen met je naar waar je nu staat en wat de volgende stap zou kunnen zijn. Wil je vrijblijvend sparren? Neem dan gerust contact met ons op.