Het contract is getekend, de vacature is gesloten en de nieuwe collega staat maandagochtend klaar om te beginnen. Iedereen heeft er zin in, maar is de organisatie daar ook klaar voor? Soms blijkt dat de laptop nog niet klaarstaat of dat de rechten niet kloppen, waardoor de collega bij elk programma tegen een slot aanloopt. Het gebeurt vaker dan je denkt en het kost meer dan alleen een goede eerste indruk.

Wat een haperende start kost

Uit een onderzoek van dit jaar blijkt dat nieuwe medewerkers gemiddeld twee werkdagen op hun apparatuur wachten. Twee jaar eerder waren dat er nog vijf. Er is dus vooruitgang geboekt, maar de soepele start verloopt nog niet vanzelfsprekend. Ruim vier op de tien respondenten (45%) had sneller toegang tot het koffieapparaat dan tot de belangrijke systemen. Driekwart moest in de eerste week al aankloppen op de ICT-afdeling, en ruim een derde deed dat zelfs twee tot vijf keer.

Dat kost niet alleen tijd, maar het zet ook de toon. Uit een benchmark van TOPdesk uit 2022 bleek dat 71% van de ondervraagden het onprofessioneel vond als de digitale middelen op de eerste werkdag niet klaar waren.

Wat betekent dat concreet in kosten? In onze berekeningen gaan we uit van werkgeverskosten van ongeveer €81.000 per jaar voor een kenniswerker. Dat is zo’n €368 per dag. Wacht een collega de gemiddelde twee dagen op apparatuur en toegang? Dan staat daar ongeveer €736 aan loonkosten tegenover, waar nog weinig werk voor terugkomt. En dan is de tijd van de collega’s die moeten helpen nog niet meegerekend. Het blijft een rekenvoorbeeld, maar met meerdere starters per jaar loopt het snel op.

Waarom het bij groei vaker misgaat

Bij één nieuwe collega per jaar kun je nog improviseren. Iemand uit het team kan een laptop klaarzetten, een account aanvragen en kijkt welke rechten de vorige persoon in de functie had. Maar bij meerdere starters per jaar werkt dat op een gegeven moment niet meer. Elke start verloopt net weer wat anders en het is niet altijd even duidelijk wat er geregeld moet worden.

Het uitrollen van laptops gaat inmiddels steeds vaker automatisch, maar het inrichten van rechten per functie blijft bij veel organisaties handwerk. Zo heeft iemand wel snel een werkende laptop, maar kan toch nog niet aan de slag. De grootste winst zit in duidelijke afspraken over wie wat regelt en wanneer.

Standaardiseren betekent hier niet dat iedereen precies hetzelfde krijgt. Het betekent dat je per functie vastlegt wat erbij hoort, zodat een start niet afhankelijk is van wie er toevallig tijd heeft of van wat de vorige collega had.

Wat moet er vóór de eerste werkdag klaarstaan?

Een goede start begint dus niet op de eerste werkdag, maar ruim daarvoor. Door vooraf vast te leggen wat er per functie nodig is en wie waarvoor verantwoordelijk is, voorkom je dat belangrijke zaken over het hoofd worden gezien.

Maar wat moet er dan allemaal geregeld zijn? Met onderstaande checklist controleer je of alles klaarstaat voordat je nieuwe collega begint.

Apparatuur

• De laptop is ingericht en iemand heeft er echt mee ingelogd om te controleren of alles werkt.
• Telefoon, headset en eventuele extra schermen liggen klaar. Werkt de collega deels thuis, dan geldt dat ook voor de thuiswerkplek.
• De telefoon is schoon, zonder apps, foto’s of berichten van de vorige gebruiker.
• Een korte instructie voor de eerste keer inloggen ligt erbij.

Accounts en toegang

• Account, e-mailadres en MFA zijn klaar voor gebruik.
• De rechten komen uit een vast pakket per functie en niet uit ‘zoals collega X’. Dat geldt ook voor SharePoint en Teams.
• Toegang tot gedeelde mappen, teams, bedrijfsapplicaties is getest.
• Wifi werkt, ook voor de eigen telefoon (gastwifi). VPN is getest en eventuele thuiswerkinstructies liggen klaar
• De wachtwoordkluis is ingericht.

Software en licenties

• De licenties zijn toegewezen.
• Software die bij de functie hoort is geïnstalleerd en getest.
• De links naar alle tools staan in de favorieten van de browser.
• Er is een korte uitleg per tool, en het is duidelijk wie de applicatiebeheerder is.

Beveiliging

• Veiligheidsafspraken zijn vastgelegd en toegankelijk.
• Eventuele security awareness training staat in de agenda voor de eerste weken.
• Het is duidelijk wie toegang mag goedkeuren.

Afspraken

• Startdatum en functie zijn ruim van tevoren doorgegeven aan ICT.
• De nieuwe collega weet bij wie hij of zij terechtkan met ICT-vragen.
• Iemand test de dag voor de eerste werkdag of alles werkt.

Welkom en praktisch

• De nieuwe collega krijgt een vaste buddy voor de eerste weken.
• Er is een kennismaking met de directe collega’s gepland.
• De nieuwe collega is geïntroduceerd in Teams en eventuele chatgroepen.
• Toegangsmiddelen, zoals een pas of sleutels, liggen klaar.
• De aanmelding voor de salarisadministratie en het pensioen is geregeld.
• Een klein welkomstgeschenk of bloemetje ligt klaar.

Een gestandaardiseerd onboardingproces helpt bovendien niet alleen bij de komst van nieuwe collega’s, maar ook bij hun vertrek. Als duidelijk is welke apparatuur, accounts en toegangsrechten bij een functie horen, wordt het eenvoudiger om deze bij uitdiensttreding weer in te trekken. Zo voorkom je dat accounts onnodig actief blijven of toegangsrechten niet tijdig worden verwijderd.

Je hoeft het niet in één keer perfect te doen. Maar begin bijvoorbeeld bij de functie waarvoor je het vaakst iemand aanneemt, kijk wat daar nu misgaat en leg dat vast. Dan is de volgende start al beter dan de vorige.

Hoe verloopt de eerste werkdag en de aanloop daarnaartoe bij jullie? We denken graag mee over een soepelere start.