Je komt AI tegenwoordig overal tegen. Je hoort erover in het nieuws, tijdens gesprekken over de toekomst van werk of komt het tegen in software. Toch blijkt in de praktijk dat het gebruik in Nederland achterblijft. Onderzoek van PwC toont aan dat slechts 44% van de ondervraagde Nederlandse werknemers in de afgelopen twaalf maanden AI heeft gebruikt voor werk. Het laat zien dat veel mensen nog zoeken naar hoe AI hen concreet kan helpen tijdens hun werkdag. Dit is niet omdat interesse ontbreekt, maar omdat er onduidelijkheid heerst over hoe je kunt beginnen en wat het je daadwerkelijk op kan leveren.

Waar lopen werkdagen vaak op vast?

Je herkent het vast wel, een drukke agenda vol afspraken en meetings met het gevolg dat je inbox zich steeds verder blijft vullen. Tijdens je gesprekken maak je notities, maar na afloop is er geen tijd om deze uit te werken omdat je je mail moet bijbenen. Actiepunten blijven hierdoor in losse aantekeningen staan en worden vergeten.

Zo kunnen we nog wel een aantal voorbeelden opnoemen, bijvoorbeeld:

• Informatie verspreid over mails, chats en documenten
• Te veel informatie om snel tot de kern te komen
• Vastlopen bij het schrijven van een tekst
• Terugkerende taken die veel tijd kosten

Het gevolg hiervan is vaak dat er werk blijft liggen. Niet omdat het niet belangrijk is, maar omdat het wordt doorgeschoven. Het overzicht verdwijnt, taken blijven onafgerond en aan het einde van de dag heb je het gevoel dat je vooral bezig bent geweest met het bijhouden in plaats van vooruitkomen.

AI als slimme werkhulp

AI kan juist op deze momenten ondersteuning bieden door blokkades weg te nemen waar je vaak op vastloopt. Het eerdergenoemde onderzoek toonde namelijk aan dat 58% van de ondervraagden aangeeft dat het gebruik van AI hun productiviteit op werk vergroot. Daarnaast merkt 52% meer creativiteit en ziet 60% een verbetering in de kwaliteit van hun werk. Hoe jij AI kunt inzetten om dit ook te realiseren, leggen we graag uit.

Productiever op werk

In sectoren waarin AI veel wordt ingezet, is de productiviteit sinds 2022 bijna verviervoudigd. Maar hoe kan dat nou eigenlijk? Je kunt je productiviteit verbeteren door AI in te zetten om tijdrovende taken op te pakken. Vaak gaat er veel tijd zitten in dingen opzoeken, teksten doorlezen en terugkerende taken bijhouden. AI kan je hierbij helpen om tijd terug te winnen door informatie uit verschillende programma’s voor je bij elkaar te zoeken, lange teksten samen te vatten of terugkerende taken te automatiseren. Zo houd je meer tijd over voor werk dat écht je aandacht vraagt.

Meer creativiteit door brainstormen

Niets is vervelender dan het staren naar een lege pagina. Je hebt een idee maar weet niet goed waar je moet beginnen of hoe je dit op papier kunt krijgen. Door AI te gebruiken om te brainstormen, kun je die eerste drempel verlagen. Het kan je bijvoorbeeld helpen door je gedachten op gang te brengen, verschillende invalshoeken te bekijken of een eerste opzet te maken waar je op voort kan bouwen. Zie AI hierbij niet als de bedenker van het eindresultaat, maar als een sparringpartner. Doordat je niet meer vanaf nul hoeft te beginnen, ontstaat er ruimte om je creatieve proces in beweging te brengen.

Hogere kwaliteit van je werk

Goede kwaliteit zit niet in één specifieke stap, maar in het geheel van je werk. AI kan je hierin helpen door bijvoorbeeld structuur aan te brengen, te controleren op taalfouten en verbeterpunten aan te dragen. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud, maar met AI heb je altijd een extra paar ogen die jouw werk controleert voordat je het oplevert. Dit zorgt voor duidelijkere communicatie, minder fouten en beter afgerond werk.

Voorbeelden van praktische hulpmiddelen

Werken met AI biedt dus verschillende voordelen en dit hoeft niet ingewikkeld te zijn. Hieronder lichten we twee praktische AI-tools toe die al verschil kunnen maken in je werkdag.

AI spraakrecorder

Met AI spraakrecorders, zoals bijvoorbeeld Plaud, kun je gesprekken automatisch laten opnemen en samenvatten. Tijdens een overleg hoef je hiermee niet meer alles mee te schrijven, waardoor je meer aandacht hebt voor het gesprek zelf. Na afloop krijg je een transcriptie, een overzicht met de belangrijkste onderwerpen en actiepunten.

Microsoft 365 Copilot (business)

Microsoft 365 Copilot is geen losse tool, maar een slimme assistent die werkt binnen Microsoft 365. Dit betekent dat Copilot je kan ondersteunen in de programma’s die je waarschijnlijk al dagelijks tijdens je werk gebruikt, zoals bijvoorbeeld Word, Outlook en Teams. Je hoeft dus niets nieuws te leren, de tool sluit aan op jouw bestaande manier van werken.

Microsoft Copilot kan je bijvoorbeeld helpen met:

• Samenvatten van e-mails en conceptantwoorden opstellen (Outlook)
• Automatische samenvattingen van meetings maken (Teams)
• Eerste opzet van teksten of presentaties maken (Word & PowerPoint)
• Inzichten halen uit grote datasets (Excel)

Waar je op moet letten als je AI gaat gebruiken voor je werk

AI is een hulpmiddel en geen vervanging van een gezond verstand natuurlijk. Daarom is het belangrijk om bewust om te gaan met het gebruik ervan.

Een paar belangrijke aandachtspunten:

• Controleer altijd de output, want AI kan fouten maken
• Zie AI als ondersteuning, jij blijft verantwoordelijk
• Ga zorgvuldig om met privacy en gevoelige data
• Volg het AI-beleid van je organisatie, als dat er is

Wat kan AI betekenen binnen jouw organisatie?

AI hoeft geen grote verandering te zijn in het werkproces om verschil te maken. Juist door het in te zetten als werkhulp op kleine momenten in de werkdag, kan het je helpen met je productiviteit, je creativiteit en de kwaliteit die je levert.

Ben je benieuwd naar wat AI binnen jouw organisatie kan betekenen, of wil je sparren over een veilige inzet ervan? Wij kunnen met je helpen met praktische tips, workshops en een (aanzet tot een) beleid. Neem hierover gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over wat bij jouw manier van werken past.