Een ICT-partner kiezen doe je niet elke week. De beslissing heeft gevolgen voor de komende jaren en raakt direct aan hoe je organisatie werkt, hoe veilig je data is en wat je betaalt. Toch wordt de keuze regelmatig gemaakt op basis van prijs alleen, of omdat iemand een goede aanbeveling kreeg. In dit blog zetten we daarom een aantal punten op een rij waar je volgens ons over na moet denken voordat je de keuze maakt.

Werkt de MSP proactief of reactief?

Het grootste verschil tussen Managed Service Providers zit niet in wat ze doen, maar hoe ze het doen. Een reactieve MSP wacht tot er iets misgaat of dat jij iets aandraagt en lost het dan op. Een proactieve MSP monitort juist continu, grijpt in voordat een probleem zichtbaar wordt en houdt systemen up-to-date zonder dat jij hierom hoeft te vragen. Rust, voorspelbaarheid en continuïteit zijn grote voordelen van een proactieve aanpak.

Beide modellen bestaan en beide hebben een prijs. Bij een reactief model betaal je voornamelijk wanneer er iets is, wat overzichtelijk lijkt. In de praktijk pakt het rekensommetje echter vaak anders uit. Hier lees je meer over in ons blog ‘waarom brandjes blussen uiteindelijk duurder is dan proactief ICT-beheer’.

De vraag die je jezelf moet stellen is daarom of je wil dat een MSP ingrijpt wanneer er iets misgaat of dat een MSP ervoor zorgt dat het niet misgaat. Het antwoord op die vraag bepaalt welk type MSP bij jouw organisatie past en of de aanbieder die je op het oog hebt daar ook daadwerkelijk bij aansluit.

Kennis van jouw sector en bedrijfsgrootte

Een MSP die voornamelijk grote enterpriseklanten bedient, denkt anders dan één die gespecialiseerd is in scale-ups en mkb-klanten. De uitdagingen zijn anders, de budgetten zijn anders en de manier waarop je met elkaar samenwerkt is anders. Een MSP die gewend is aan organisaties van jouw omvang begrijpt wat er speelt zonder dat je het hoeft uit te leggen.

Sectorkennis kan een extra voordeel zijn. Een accountantskantoor heeft bijvoorbeeld andere behoeften dan een productiebedrijf of een zorginstelling. Maar dit hoeft niet doorslaggevend te zijn. Een MSP zonder specifieke sectorervaring kan alsnog een uitstekende partner zijn, mits ze bereid zijn zich in te lezen en mee te denken. Wat wel helpt, is als ze weten welke wetgeving en compliance-eisen in jouw branche spelen. Dat scheelt tijd en voorkomt verrassingen.

Vraag een potentiële MSP daarom naar referenties die vergelijkbaar zijn met de jouwe, zowel qua grootte als qua sector. Zo kun je een idee krijgen of ze begrijpen wat jouw organisatie nodig heeft en wat er de komende jaren op je afkomt.

Ken je je vaste contactpersoon?

Bij grote MSP’s werk je vaak met een algemeen nummer, een ticketsysteem en wisselende medewerkers waar je één van de honderden klanten bent. Bij kleinere MSP’s heb je doorgaans een vaste contactpersoon die jouw omgeving kent en met je meedenkt. Beide vormen werken, maar ze voelen anders.

De vraag is wat jij hierin belangrijk vindt. Voor sommige organisaties is een efficiënte afhandeling via een ticketsysteem prima, zolang problemen maar snel worden opgelost. Andere organisaties hechten juist waarde aan een partij die hen kent, begrijpt wat er speelt en proactief meedenkt. Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat 71% van de ondervraagde klanten persoonlijk contact waardeert en verwacht. Maar dat betekent ook dat bijna 30% daar minder waarde aan hecht.

Bedenk daarom vooraf wat voor jouw organisatie het zwaarst weegt en check dat bij een potentiële MSP. Vraag bijvoorbeeld wie je vaste aanspreekpunt zou zijn, hoe bereikbaar die persoon is en wat er gebeurt als diegene er niet is.

Groeit de MSP mee met jouw organisatie?

Een MSP kiezen is geen beslissing voor de komende zes maanden. Het is een keuze voor de komende jaren of zelfs tientallen jaren. En die jaren kunnen er heel anders uitzien dan nu. Bijvoorbeeld meer medewerkers, nieuwe systemen, andere beveiligingseisen, misschien een overname of een internationale stap. De vraag is of de MSP die nu bij je past, ook past bij waar je over twee of vijf jaar wil staan.

Dat dit geen hypothetische vraag is, blijkt uit het Mollie Growth Generator onderzoek. Bij 22% van de ondervraagde scale-ups belemmert de huidige ICT-infrastructuur de groei. Bij 37% ontbreekt intern de kennis om de infrastructuur te verbeteren. Groei en ICT lopen dus vaker uit de pas dan ondernemers van tevoren verwachten.

Een goede MSP denkt daar dan ook over mee. Ze kijken niet alleen naar wat er nu speelt, maar bespreekt ook welke stappen logisch zijn als de organisatie verder doorgroeit. Als dit voor jou relevant is, kun je aan een potentiële MSP vragen hoe ze omgaan met groeiende klanten.

Wat daarbij ook meespeelt is dat veel MSP’s, zeker waar overnames hun groei versnellen, vaak kiezen voor standaardisatie en schaalvoordelen. Niet de dynamiek van jouw groeiende bedrijf is dan leidend, maar de efficiëntie van hun eigen processen. Een kleinere of gespecialiseerde MSP begeleidt je juist in welke fase je ook zit. Kijk daarom niet alleen naar kosten of techniek, maar ook naar in welke fase jouw bedrijf zich bevindt en of de MSP daar bij past.

Zit beveiliging standaard in het pakket?

Beveiliging is voor veel mkb-organisaties iets wat wel belangrijk is, maar niet altijd structureel ingericht is. Uit de Cybersecuritymonitor 2025 van het CBS blijkt dat slechts 29% van de mkb-bedrijven een risicoanalyse maakt en maar 9% verplichte trainingen doet. Beveiliging wordt daarmee vaak pas opgepakt als er al iets is misgegaan.

Een goede MSP maakt beveiliging geen optie die je erbij kan bestellen, maar een standaard onderdeel van de dienstverlening. Denk aan MFA die standaard wordt ingericht, updates die gecontroleerd worden uitgevoerd en back-ups die periodiek worden getest.

Vraag dus niet alleen wat er qua beveiliging wordt aangeboden, maar ook wat er standaard inzit en wat een extra betaalde dienst is. Een pakket zonder MFA, zonder monitoring en zonder back-upcontrole is op papier goedkoper maar laat je blootgesteld aan risico’s die je liever niet loopt. Vergelijk dus niet alleen de prijs, maar ook wat er inbegrepen zit.

Wat staat er in het contract en wat niet?

Een MSP kiezen is ook een juridische en financiële beslissing. Toch wordt het contract niet altijd goed gelezen. Zorg dat je vooraf helder hebt wat de responstijden zijn per type incident, wat de opzegtermijnen zijn en hoe de exit procedure eruit ziet. Dat laatste is relevanter dan het klinkt. Als je na een jaar toch besluit over te stappen, wil je weten hoe de kennisoverdracht verloopt, wie de eigenaar is van de data en hoe lang je nog aan een contract vastzit.

Een goede MSP is hier transparant over, ook voordat de handtekening is gezet.

Kan de MSP laten zien wat ze voor anderen hebben gedaan?

Vrijwel elke MSP belooft goede service, korte lijnen en proactief beheer. Daarom is wat bewijs altijd wel prettig. Referenties en klantcases zijn daarvoor het beste middel om een goed beeld te krijgen van de samenwerking in de praktijk.

Let daarbij ook op de certificeringen. Een partnerstatus bij bijvoorbeeld Microsoft of ISO-certificeringen zijn geen garanties, maar zeggen wel iets over het kennisniveau en de manier waarop een MSP werkt. Ze zijn aantoonbaar, controleerbaar en onafhankelijk vastgesteld.

SPINO als MSP

Al meer dan 20 jaar werken we voor scale-ups en mkb-organisaties die groeien en ICT zien als middel om dat te blijven doen. We monitoren proactief, kennen onze klanten en weten wat er speelt zonder dat je het hoeft uit te leggen. We begrijpen dat een groeiende organisatie andere ICT-behoeften heeft dan een stabiele, en denken daar actief in mee. Onze payoff is niet voor niets ‘maakt ICT menselijk’, want techniek is pas waardevol als de mensen erachter begrijpen wat jij nodig hebt.

Als Gold Partner van WatchGuard, Microsoft Partner en ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd zijn onze kennis en certificeringen aantoonbaar en onafhankelijk vastgesteld. En onze pakketten groeien mee met de organisatie. Van Basic voor wie de basis op orde wil hebben, tot Complete waarbij wij het grootste deel van de operationele en tactische verantwoordelijkheid overnemen.

Wil je weten hoe dat er in de praktijk uitziet? Lees klanten over ons vinden of neem vrijblijvend contact met ons op.