In de opstart van een organisatie draait alles om snelheid en groei. Je haalt je eerste klanten binnen, neemt mensen aan en probeert je plek in de markt te vinden. In deze fase wordt er over het algemeen niet echt stilgestaan bij de ICT, zolang het maar gewoon werkt. In dit blog leggen we daarom uit wat er verandert voor je ICT wanneer je groeit en hoe je dit kan aanpakken.

Groeipijn bij start-ups

Volgens het Growth Generator rapport van Mollie uit 2024 is ICT één van de drie grootste groeipijnen die Nederlandse groeibedrijven ervaren. Er moet ineens nagedacht worden over onderwerpen als wetgeving, cybersecurity en de infrastructuur.

Een voorbeeld hiervan is onze klant, VLOD, die van zzp-praktijk uitgroeide naar een formele zorgaanbieder met gemeentelijke contacten. In het begin werd de ICT er vooral bijgedaan door de oprichter. Er stonden bijvoorbeeld cliëntnamen in losse Excel-lijsten en documenten werden gedeeld via OneDrive. Naarmate de organisatie groeide, ontstonden er steeds meer problemen. Collega’s hadden vragen, er werden onnodige fouten gemaakt en het overzicht raakte kwijt. Dit laat zien wat de gevolgen van ICT-groeipijn zijn.

Je infrastructuur groeit niet vanzelf mee

Voor je ICT verandert er in de groeifase vooral dat je infrastructuur niet meer vanzelf meegroeit. Het is ooit ingericht voor een klein team en moet ineens grotere aantallen gebruikers, applicaties en datastromen ondersteunen. Bijna een kwart van de beslissers uit het onderzoek van Mollie geeft aan dat hun huidige infrastructuur verdere groei niet aankan. Daarnaast ervaart 34% dat bestaande processen en systemen een knelpunt vormen. Het is daarom van belang dat je vanaf het begin ICT-leveranciers zoekt die met je mee kunnen groeien. Dat scheelt je veel tijd, gedoe en kosten.

Gebrek aan kennis remt je ontwikkeling

Naarmate je bedrijf groeit heb je meer en andere ICT-kennis nodig. In de startfase wordt de ICT vaak geregeld door iemand die het erbij doet, maar in een scale-up fase is dat vaak niet meer voldoende. Er zijn andere vaardigheden nodig om systemen goed in te richten, te beheren en door te ontwikkelen. In de praktijk blijkt dat het hier vaak misgaat, zo geeft 37% van de Nederlandse groeibedrijven uit het onderzoek aan onvoldoende gekwalificeerde medewerkers in huis te hebben om de infrastructuur te verbeteren. Daarnaast weet een kwart niet welke nieuwe technologieën ze kunnen helpen om efficiënter te werken. Dat maakt het lastig om de juiste keuzes te maken en zorgt ervoor dat ICT achter kan blijven op de groei van de organisatie.

Cybersecurity wordt een serieus onderdeel van je ICT

Bij een start-up is cybersecurity vaak nog niet zo uitgebreid geregeld. Kleine organisaties vallen minder op en krijgen daardoor minder snel met aanvallen te maken, waardoor beveiliging niet altijd bovenaan de lijst staat. Uit het onderzoek van Mollie blijkt dat er in veel groeibedrijven kennis ontbreekt, 32% geeft namelijk aan dat er binnen het bedrijf te weinig kennis over cybersecurity is. Tegelijkertijd stelt 34% dat ze te weinig aandacht besteden aan de risico’s die hun bedrijf kan lopen. Daardoor loopt je beveiliging vaak achter, terwijl de risico’s juist toenemen. In deze fase is het daarom belangrijk om security serieus aan te pakken en een duidelijk beleid op te stellen.

Dat begint al met een aantal basisafspraken zoals:

• Duidelijke rechten en toegang per medewerker
• Hoe om te gaan met gevoelige data
• Werken met sterke wachtwoorden en Multi Factor Authenticatie

Hoe zorg je ervoor dat je ICT wel mee kan groeien?

Bij de stap van start-up naar scale-up moet je op een andere manier kijken naar je ICT. Een eerste stap is het kiezen voor schaalbare oplossingen. De systemen die je gebruikt moeten toekomstbestendig zijn, zodat ze ook later nog passen bij je groei. Dat voorkomt dat je bij elke stap groei opnieuw moet beginnen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Cloudoplossingen voor je werkplek en samenwerking
• Een centraal platform voor documentbeheer
• Systemen die eenvoudig uit te breiden zijn met nieuwe gebruikers en functionaliteiten.

Datasoevereiniteit als onderdeel van je ICT-strategie

Bij het kiezen van nieuwe ICT-oplossingen gaat het niet alleen om functionaliteit, maar ook om waar je data staat. Datasoevereiniteit wordt voor veel mensen namelijk steeds belangrijker. Daarnaast moet er ook gekeken worden naar hoe functioneel de oplossingen zijn. Er zijn bijvoorbeeld Europese alternatieven voor bekende platforms, maar die bieden niet altijd dezelfde functionaliteiten of gebruiksgemak. Tot slot is het belangrijk om na te denken over de flexibiliteit. Hoe makkelijk is het om over te stappen naar een andere oplossing? In de praktijk blijkt dit soms nog weleens lastiger dan gedacht.

Intern beheren of uitbesteden?

Daarnaast is het belangrijk dat je bewust keuzes maakt over wat je nodig hebt om door te groeien. Dat kan betekenen dat je je ICT intern beter gaat organiseren, of dat je hulp inschakelt van een externe partij. Beide opties zijn goed, vooral inzicht in je huidige situatie en een duidelijke richting voor de toekomst zijn heel belangrijk. Als je op tijd kijkt naar hoe je ICT is ingericht, voorkom je dat het een knelpunt wordt en kan het juist helpen bij je groei.

Geen groeipijn met SPINO

Onze klant, VLOD, heeft er uiteindelijk voor gekozen om de ICT bij ons uit te besteden toen het te veel werd. Wij hebben ze geholpen door een professionele omgeving in de cloud voor ze op te zetten en ze hebben nu een centrale werkplek. Daarna hebben het werkplekbeheer en de gebruikersondersteuning uit handen genomen. Je leest hier meer over de ervaring van VLOD.

Een vergelijkbare situatie zagen we bij MBOwebshop. Ze groeiden in snelle tijd van 22 naar 50 aangesloten ROC’s, waardoor er grote druk op de ICT-omgeving kwam te liggen. Zeker omdat hun platform juist in piekperiodes, zoals rond de zomervakantie, altijd beschikbaar moet zijn. We hebben ze geholpen met het opschalen van hun organisatie met nieuwe gebruikers en werkplekken. Ook hebben we het beheer overgenomen zodat de organisatie kan blijven groeien en de ICT geen bottleneck wordt.

Wil je sparren over hoe jouw ICT-omgeving ervoor staat? Hulpmiddelen als een ICT-maturity scan of ons EASE-model kunnen helpen om inzicht te krijgen in waar je staat en welke stappen logisch zijn. Wij geven graag advies, neem vooral vrijblijvend contact met ons op.