Weet jij welke AI-tools er op dit moment in jouw organisatie worden gebruikt? Niet alleen welke jullie hebben goedgekeurd, maar welke er echt worden gebruikt? De kans is groot dat het antwoord nee is. Er is namelijk veel sprake van Shadow AI, tools die medewerkers gebruiken zonder dat de organisatie het weet. Dat dit voor problemen kan zorgen, blijkt uit het Verizon Data Breach Investigations Report 2026. Het aandeel werknemers dat zonder toestemming AI-tools gebruikt verdrievoudigde naar 45%. Daarbij is shadow AI inmiddels de op twee na meest voorkomende oorzaak van datalekken door eigen medewerkers. Je kunt AI pas veilig en kostenefficiënt inzetten als je weet welke tools binnen je organisatie worden gebruikt. Maar hoe krijg je dat inzicht? En hoe houd je vervolgens grip op het gebruik en de kosten?

Wat er al draait zonder dat je het weet

Wanneer een medewerker een lang document snel wil laten samenvatten of een lastige mail wil herschrijven, pakken ze vaak wat werkt. Dat kan bijvoorbeeld een gratis tool zijn, een privéaccount of een browser-extensie. Ondertussen weet niemand in de organisatie dat dit gebeurt, laat staan wat er met de ingevoerde data gebeurt.

Uit het Cybersecurity Gedragsonderzoek Alert Online 2026 blijkt dat 35% van de werknemers AI-tools zonder toestemming of medeweten van de organisatie gebruikt. En bijna de helft gebruikt soms, vaak of altijd een privé AI-account voor werk. Het goede nieuws is dat wie wel weet wat mag, ook gebruik maakt van de juiste tools. Slechts 39% van de werknemers weet welke AI-tools op het werk zijn toegestaan. Dat is niet alleen een beveiligingsrisico, het is een gemiste kans. Want duidelijkheid werkt beter dan een verbod.

Goede afspraken hoeven niet ingewikkeld te zijn. Een korte lijst met toegestane tools en een duidelijk beeld van welke gegevens er wel en niet in mogen, zijn al een goed begin. Zorg daarnaast dat je medewerkers weten bij wie ze terecht kunnen als ze een nieuwe tool willen proberen.

Grip op kosten begint met zichtbaarheid

Naast de vraag wát er wordt gebruikt, is er de vraag wat het kost en hoe je daar grip op houdt. Bij AI-tools zijn er grofweg twee soorten kosten. Licenties per gebruiker kennen we allemaal van andere software. Daarnaast betaal je bij veel diensten voor verbruik, in tokens. Die categorie is lastiger te voorspellen, want die hangt af van hoe intensief en op welke manier het wordt gebruikt. In de 2026 SaaS Management Index van Zylo gaf 78% van de ondervraagde ICT-leiders aan het afgelopen jaar onverwachte kosten te hebben gehad door verbruiks- of AI-prijsmodellen.

Grip op kosten begint met zichtbaarheid. Weet je welke AI-tools er actief worden gebruikt en door wie, dan kun je ook zien wat het kost. Stel dat verschillende afdelingen zelfstandig AI-abonnementen afsluiten. Dan kan het gebeuren dat meerdere teams voor vergelijkbare functionaliteiten betalen, terwijl sommige licenties nauwelijks worden gebruikt. Door dit centraal inzichtelijk te maken, ontdek je waar kosten overlappen en waar je kunt besparen. Een kwartaalcheck op je SaaS-landschap is dan al genoeg om orde op zaken te stellen.

Zo pak je het aan

Begin met een inventarisatie. Welke AI-tools draaien er in jouw organisatie, wie gebruikt ze en met welke accounts? Dat kun je deels zelf aanpakken door het bij teams uit te vragen. Met tooling zie je daarnaast wat er technisch daadwerkelijk wordt gebruikt, ook de tools die niemand noemt. Minstens zo belangrijk is het gesprek met de teams zelf. Wat gebruiken ze nu, waarvoor en waarom? Zo zie je niet alleen welke tools er zijn, maar ook waar mensen AI voor nodig hebben.

Met dat beeld kun je bepalen welke tools mogen blijven en afspraken maken over data en rechten. Die afspraken werken alleen als medewerkers ze begrijpen, dus houd ze kort en in gewone taal. Een kort AI-gebruiksbeleid en een lijst met do’s en don’ts zijn al een goed begin. Houd daarna het verbruik en de kosten actief bij, zodat je niet pas bij de factuur ziet wat het kost.

Wij kunnen je helpen om het inzichtelijk te maken en duidelijke afspraken te maken over veilig en beheerst AI-gebruik. In een quickscan brengen we technisch in kaart welke AI-tools er worden gebruikt, en bespreken we in een workshop hoe jullie beleid en werkinstructies eruit moeten zien. Voor het beleid hebben we de AI-Beleid Starter Kit, waarmee je snel en in begrijpelijke taal aan de slag kunt. Daarin zitten onder andere een AI-gebruiksbeleid, AI-do’s en don’ts, een security-checklist en prompting-basics voor medewerkers.

Laten we samen kijken waar je kunt beginnen. Neem gerust contact met ons op.