Zonder centraal overzicht weten organisaties vaak niet hoeveel licenties ze hebben. Dat leidt tot meer kosten en mogelijke beveiligingsrisico’s. Uit de SaaS Management Index van Zylo, gebaseerd op data van meer dan 30 miljoen SaaS-licenties, blijkt dat gemiddeld 36% van de aangekochte licenties ongebruikt blijft. Dat onderzoek gaat voornamelijk over grotere organisaties, maar het patroon is bij kleinere organisaties niet per se anders. Alleen de absolute bedragen zijn kleiner. In dit blog leggen we uit hoe je hier grip op houdt.

Waarom het overzicht zo snel verdwijnt

In het begin gaat het altijd goed. Een nieuwe medewerker krijgt de juiste licenties en alles klopt. Maar na een jaar of twee is het beeld al een stuk minder helder. Afdelingen schaffen tools aan zonder dat de ICT-afdeling het weet en medewerkers vertrekken, maar hun accounts blijven actief. Als niemand het overzicht bijhoudt, stapelen de kosten zich ongemerkt en onbedoeld op.

Shadow IT

Een deel van die blinde vlek wordt veroorzaakt door aankopen buiten de ICT-afdeling om. Het blijkt dat 56% van de SaaS-aankopen zo tot stand komt. Medewerkers vinden dan een handige tool, maken een account aan en betalen met de creditcard. Dat wordt zelden centraal bijgehouden en dus ook zelden bijgestuurd.

Looptijd en aantallen

De meeste licenties worden afgesloten voor een vaste looptijd, vaak jaarlijks en soms voor meerdere jaren. Op het moment dat je de licenties afsluit klopt het aantal, maar door de tijd verandert je organisatie. Als je daar niet slim op inspeelt, betaal je structureel voor licenties die je niet meer nodig hebt, of heb je er juist te weinig op het moment dat iemand snel moet starten.

Wat grip op licenties je oplevert

Grip op je licenties is één van de snelste besparingen. Weet je welke licenties actief zijn, wie ze gebruikt en of ze nog nodig zijn? Dan kun je direct kosten besparen op de eerstvolgende factuur. Overzicht geeft je ook grip op wat er in de toekomst aankomt. Je weet wanneer contracten verlopen, welke looptijden je hebt afgesloten en hoeveel ruimte er is om bij te stellen voordat er automatisch verlengd wordt. Door het overzicht krijg je de ruimte om vooruit te denken.

Maar grip op je licenties heeft invloed op meer dan alleen de rekeningen. Een account van een vertrokken medewerker dat nog actief staat, betekent dat diegene nog steeds toegang heeft tot bedrijfsdata. Dat is een beveiligingsrisico dat niet onder de radar mag blijven.

Hoe pak je het aan?

De eerste stap is een inventarisatie. Welke software is er in gebruik, hoeveel licenties zijn er actief en wie gebruikt ze? Dat klinkt simpel, maar kan een behoorlijke klus zijn. Zeker als er geen centraal systeem is, moeten de licenties van Microsoft, Google, Adobe en alle andere tools apart worden uitgevraagd.

Als je dat overzicht hebt, kun je gericht gaan opruimen. Accounts van medewerkers die uit dienst zijn, blokkeer je en licenties die niemand gebruik, zet je stop. Bij tools die eigenlijk hetzelfde doen, moet er een keuze gemaakt worden over welke je wil behouden.

Het belangrijkste is dat dit niet eenmalig gedaan wordt. Een periodieke controle is het enige wat op de lange termijn werkt. Want als je pas reageert wanneer er een factuur binnenkomt, ben je al te laat. Daarom is het handig om iemand verantwoordelijk te maken voor het bijhouden van de licenties.

Grip op licenties met SPINO

Als Microsoft Partner hebben we directe toegang tot de licentieomgeving van onze klanten. Daar hebben we inzicht in welke licenties actief zijn, wie ze gebruikt en of ze nog passen bij de huidige situatie.

Licentiecontrole is een vast onderdeel van ons beheer. Ieder kwartaal controleren we de licenties van onze klanten. Zo kunnen we ongebruikte licenties tijdig signaleren, aantallen bijstellen en bij verlenging bewust nadenken over de juiste looptijd en het juiste aantal.

Ben je benieuwd naar hoeveel licenties er bij jou nog ongebruikt staan? Neem contact met ons op en we kijken het met je door.