Ergens in jouw organisatie kan het zijn dat iemand een stuk klantdata in ChatGPT gooit om sneller een mailtje te schrijven. Dit gebeurt niet uit onzorgvuldigheid, maar omdat niemand heeft verteld dat dit niet mag. Zolang die grens er niet is, bepaal jij niet voor jouw organisatie hoe AI wordt gebruikt, maar doet iedereen dat zelf maar. Herken jij dit? Dan is het tijd om daar met een duidelijk beleid grip op te krijgen. In dit blog lees je waarom dat beleid nodig is, wat er kan gebeuren als je het negeert en welke eerste stap je daarbij kunt zetten.

Het gebeurt al, ook zonder dat je het weet

Tijdens Kaseya Connect, de jaarlijkse conferentie voor ICT-professionals die wij in juni bijwoonden, werden diverse onderzoeken gepresenteerd. Daaruit blijkt dat 75% van de medewerkers AI gebruikt in hun dagelijkse werk. Opvallender is dat 38% aangeeft dat zij daarbij ook klantdata in AI-tools hebben ingevoerd. Dit wordt over het algemeen niet per se met kwade bedoelingen gedaan, maar omdat het makkelijk is en er geen duidelijke richtlijnen zijn die het tegenhouden.

Slechts 23% van de organisaties heeft namelijk een formeel AI-beleid waarin afspraken en richtlijnen over het gebruik zijn vastgelegd. Ruim 70% van de ICT-managers geeft aan dat heldere afspraken en controle hun topprioriteiten zijn. De bewustwording is er dus wel, maar de actie nog niet altijd.

Dat patroon zie je overal terug. Nu.nl berichtte op 14 augustus bijvoorbeeld dat 36% van ondervraagde huisartsenpraktijken AI laten meeluisteren met consulten om verslagen te schrijven voor het patiëntendossier. Dus ook in een sector waar privacyregels extra zwaar wegen, groeit het gebruik hard zonder dat de richtlijnen dat bijhouden.

Zonder kaders laat je geld liggen én vergroot je risico’s

Dat AI iets oplevert, is inmiddels wel bewezen. Uit onze eigen ervaring bij klanten zien we dat trajecten waarin AI goed wordt ingezet gemiddeld 30 tot 60 minuten tijdswinst opleveren per klantgesprek van 1,5 uur. Dat is puur op het uitwerken van notulen en verslagen.

Maar de European AI Barometer 2025 van EY, laat zien dat bijna de helft van de respondenten twijfelt of hun werkgever een duidelijk ethisch kader heeft voor AI-gebruik. En bijna een derde zegt ronduit van niet. Organisaties die AI inzetten zonder beleid en begeleiding, laten niet alleen kansen liggen. Ze lopen ook risico op het gebied van AVG en de Cyberbeveiligingswet.

De barrières voor het mkb

Veel mkb-organisaties willen aan de slag met AI, maar weten niet goed waar ze moeten beginnen. Uit het AI-adoptie onderzoek 2026 van Aanloop AI blijkt dat de drie grootste barrières voor AI-adoptie het volgende zijn:

• AVG- en EU AI-Act compliance (53%)

• Onduidelijkheid over kosten en ROI (49%)

• Het ontbreken van interne kennis en ICT-capaciteit (45%)

En dat terwijl medewerkers soms al wel gewoon aan het experimenteren zijn. Dat is precies de combinatie die risico’s oplevert.

Zonder beleid weet niemand de regels

Zonder beleid weet niemand wat wel en niet mag met AI. Welke tools zijn goedgekeurd? Welke data mag erin? Wie is verantwoordelijk als het misgaat? Bij veel organisaties is het antwoord dat niemand het weet en iedereen dus maar wat doet.

Een goed beleid is niet bedoeld om het gebruik te remmen, maar om juist gebruikt te stimuleren. Als medewerkers weten waar ze aan toe zijn, durven ze AI meer te omarmen. En als de kaders kloppen, kunnen ze dat ook veilig doen.

Hoe SPINO hierin helpt

Wij denken dat AI het werk van mensen makkelijker en beter kan maken, maar dan moet de basis wel kloppen. AI-adoptie lukt daarom beter als je een partij inhuurt die helpt met het maken van goede, praktische richtlijnen én met de adoptie binnen die kaders.

Daarom nemen we AI-beleid mee in onze IT Maturity Scan en GAP analyse. Zo brengen we in kaart waar jouw organisatie nu staat en wat er nodig is om AI verantwoord en effectief in te zetten. In ons Policy Pack is ook een apart hoofdstuk opgenomen voor AI-beleid, met praktische richtlijnen die toepasbaar zijn in jouw organisatie.

Voor de technische uitrol en het inrichten en de gebruikersadoptie van standaard AI-tools (zoals bijvoorbeeld Copilot en PLAUD) helpen wij jou graag. Wil je als organisatie een stap verder en verkennen wat bredere AI-implementatie voor jou kan betekenen? Of heb je behoefte aan een businesscase over hoe AI jou kan helpen? Dan werken we samen met Ondernemersbalie, een partij die dit soort trajecten functioneel oppakt.

Wil je weten waar jouw organisatie staat op het gebied van AI-beleid en adoptie? We onderzoeken het graag samen met je, neem gerust vrijblijvend contact met ons op.