Wanneer een laptop kapot gaat of een server uitvalt, wordt er achteraf vaak alleen gekeken naar de rekening van de ICT-partij. Regulier ICT-beheer kost in Nederland doorgaans €75 tot €150 per uur. Als de storing buiten kantoortijden valt of het een spoedgeval is, betaal je daar over het algemeen een toeslag bovenop. Maar eigenlijk is dat slechts een deel van de totale schade, want er zijn nog veel meer verborgen kosten.

De verborgen rekening van een storing

Tijdens een storing kunnen medewerkers hun werk niet doen, afspraken lopen uit en klanten moeten wachten. Zeker nu organisaties steeds afhankelijker zijn van digitale systemen heeft een storing veel invloed op de dagelijkse bedrijfsvoering.

Een kwart van de Nederlandse werkenden verliest dagelijks minimaal 15 minuten door ICT-problemen, zo laat onderzoek van Sharp zien. Dit zijn niet eens grote storingen, maar dagelijkse frictie van systemen die niet goed worden bijgehouden. Opgeteld kost dit de Nederlandse economie meer dan €3,4 miljard per jaar.

Waarom organisaties toch brandjes blijven blussen

De redenering bij veel bedrijven is dat zolang alles werkt, er geen aanleiding is om geld uit te geven aan iets wat je niet ziet. Proactief beheer voelt dan als een abonnement op iets wat je misschien nooit nodig hebt. Als er dan toch iets misgaat, wordt er iemand gebeld en wordt het opgelost. Daarnaast voelt brandjes blussen vaak productiever omdat er zichtbaar wat gebeurt en er urgentie bij komt kijken.

Veel storingen zijn helemaal niet onverwacht

Een storing voelt plotseling, maar de meeste hebben een aanloop die soms al veel eerder begon. Updates die worden uitgesteld zijn hier een concreet voorbeeld van. Microsoft brengt elke tweede dinsdag van de maand beveiligingsupdates uit, ook wel ‘Patch Tuesday’ genoemd. Zodra die updates publiek zijn, weten aanvallers precies welke kwetsbaarheden zijn gedicht. Het lek staat nog open op systemen waar die update niet is geïnstalleerd. Hoe langer de update wordt uitgesteld, hoe groter de kans dat er misbruik van wordt gemaakt.

Daarnaast vragen nieuwe software-updates steeds meer van de hardware. Oudere systemen kunnen dat niet altijd meer bijhouden. Het gevolg daarvan is vertraging en systemen die vastlopen. Wanneer dat actief wordt gemonitord, wordt dit op tijd gezien en kan er ingegrepen worden.

APK voor je ICT

Een laptop of server gaat niet eeuwig mee en op een gegeven moment neemt de kans op storingen gewoon toe. Als dit niet wordt bijgehouden, kan je verrast worden wanneer het apparaat het begeeft. Je kan proactief ICT-beheer zien als de APK van een auto. Je brengt hem niet naar de garage omdat hij al stuk is, maar juist om te voorkomen dat dat gebeurt. Dit geldt niet alleen voor hardware, maar bijvoorbeeld ook voor beveiliging. Want het is een stuk goedkoper en efficiënter om een lek te dichten voordat er iemand gebruik van maakt dan erna.

Proactief beheer is voorspelbaar

Proactief beheer vraagt een vaste investering, maar deze is voorspelbaar. Die voorspelbare kosten zijn een stuk makkelijker te plannen dan plotselinge pieken die je budget overhoop gooien op het slechtst mogelijke moment. Je weet aan het begin van het jaar al wat het kost en er komen geen verrassingen bij.

Concreet betekent proactief beheer:

• Minder downtime omdat problemen worden gesignaleerd en opgelost voordat iemand er last van heeft
• Betere beveiliging omdat updates structureel worden uitgerold
• Overzicht van welke apparatuur en software in de organisatie draait en wanneer vervanging nadert
• Back-ups die niet alleen draaien maar ook periodiek worden getest, zodat je er zeker van bent dat ze daadwerkelijk werken

Al die activiteiten van proactief beheer vallen nauwelijks op zolang alles goed gaat. Maar als je de kosten van een jaar proactief beheer afzet tegen de rekening van onverwachte storingen, zie je dat het verschil aanzienlijk is. Brandjes blussen is een stuk duurder dan het op het eerste gezicht lijkt.

Proactief beheer bij SPINO

Wij werken voor organisaties van 25 tot 250 medewerkers die ICT zien als middel om te groeien. Afhankelijk van wat een organisatie nodig heeft, bieden we verschillende pakketten aan. Met ons Basic-pakket krijg je voorspelbaarheid, maar blijft de verantwoordelijkheid bij jou als organisatie. Bij Essential en Complete nemen we een groot deel van de verantwoordelijkheid over en wordt de werking van de systemen verder geoptimaliseerd.

Vergelijk het met een vakantie naar Italië. Met Basic krijg je de route die je nodig hebt om veilig van A naar B te komen en een fijne vakantie te hebben. Met Essential en Complete gaan we een stap verder. We weten dat het op zaterdagen om 9 uur ’s ochtends druk is bij de Brennerpas, dus we adviseren je om een andere route te nemen of op een ander tijdstip te vertrekken. Niet omdat je erom hebt gevraagd, maar omdat we na jaren van ervaring weten waar het mis kan gaan en hoe je dat voorkomt. Bij Complete blijven we vervolgens continu met je meedenken of de route nog wel optimaal past bij jouw reisplanning en voortgang.

Met ons proactieve ICT-beheer heb je voorspelbaarheid van kosten en beschikbaarheid voor de continuïteit van je organisatie. Zo wordt ICT echt een katalysator voor de groei van je bedrijf in plaats van een kostenpost. Benieuwd welk pakket bij jouw organisatie past? Neem vrijblijvend contact met ons op.