SPINO brengt rust en digitale stabiliteit bij VLOD

VLOD wil dat iedereen mee kan doen in de maatschappij. Met passende begeleiding, training en praktische ondersteuning helpt de organisatie jeugd en volwassenen om stappen vooruit te zetten. Terwijl VLOD groeide – van zzp-praktijk naar formele zorgaanbieder met gemeentelijke contracten – groeide ook de behoefte aan een professionele en stabiele ICT-omgeving. Samen met SPINO zette VLOD een stevige digitale basis neer en koos het bewust voor het uitbesteden van ICT- en werkplekbeheer. Oprichter van VLOD, Gert-Marijn van Loon, vertelt over het kantelpunt, de samenwerking met SPINO en vooral de rust die het heeft gebracht: “Als ik had geweten wat ik nu wist, had ik onze ICT veel eerder uitbesteed.”

De klant

VLOD staat voor ‘Versterken door te doen’. De organisatie biedt ambulante begeleiding aan jeugd en volwassenen die ondersteuning nodig hebben om mee te kunnen doen in de maatschappij. De aanpak is concreet en praktisch: minder praten, meer doen. Er wordt gekeken naar wat wél kan – en van daaruit wordt verder gebouwd.

De organisatie begon in 2011 als zzp-praktijk en was gericht op begeleiding van kinderen met een ‘rugzakje’ in het onderwijs. In de jaren daarna groeide VLOD gestaag. Er kwamen contracten met gemeenten en samenwerkingen met onder meer jeugdbescherming. Daarmee werd VLOD formeel zorgaanbieder – een mijlpaal waar de oprichter terecht trots op is. Gert-Marijn: “We zetten ons dagelijks in voor de hoogst mogelijke kwaliteit en met het label van ‘formeel zorgaanbieder’ wordt dat nu ook extern erkend.”

De uitdaging

Gert-Marijn: “Met de groei van de organisatie werd duidelijk dat onze ICT-omgeving op de oude manier niet langer mee kon groeien. Ik heb de technologische ondersteuning heel lang zelf erbij gedaan. We hadden grote Excel-lijsten met cliëntnamen en documenten werden gedeeld via OneDrive, om een paar voorbeelden te noemen. Maar collega’s hadden steeds meer vragen, er werden onnodige fouten gemaakt en ik had steeds minder overzicht.

Als professionele zorgaanbieder is een veilige en stabiele digitale werkomgeving essentieel, onder meer vanwege cliëntgegevens en samenwerking met gemeenten. We zaten duidelijk op een kantelpunt: blijven we doorgroeien en zo ja – wanneer kies je dan voor uitbesteding? De wens was helder, we waren op zoek naar digitale stabiliteit en veiligheid en een platform waar collega’s intuïtief mee kunnen werken. We wilden:

een professionele Microsoft-omgeving (onder andere vanwege de herkenbaarheid),

SharePoint als centrale werkplek en

werkplekbeheer en gebruikersondersteuning.

Concreet zochten we een ICT-partner die Microsoft 365 professioneel kon implementeren en het dagelijkse ICT-beheer structureel kon overnemen. Maar waar begin je als ICT niet je expertise is? Wat ik wilde was een lage drempel, iemand die je in gewone taal uitlegt wat je nodig hebt en dat vervolgens voor je regelt.

De oplossing

In eerste instantie ben ik zelf op onderzoek uitgegaan op het internet, maar ik had eerlijk gezegd geen idee waar ik uit kon kiezen. Uiteindelijk heb ik het hele team gevraagd om op zoek te gaan naar ervaringen uit hun eigen netwerk. Via een van de collega’s kwamen we bij SPINO uit. Volgens hun website ‘gespecialiseerd in het uitbesteden van ICT voor mkb-organisaties en het inrichten van moderne Microsoft 365-omgevingen’.

Zij stelden voor om vrijblijvend langs te komen, over een lage drempel gesproken. Het begon al met het feit dat de twee adviseurs de tijd namen om vragen te stellen om de situatie in kaart te brengen. Zo prettig dat ik niet zelf het hele verhaal hoefde te vertellen, maar gewoon vragen kon beantwoorden waardoor het plaatje helder werd. Het was mij al vrij snel duidelijk dat SPINO de partner was waar wij naar zochten. Als je iemand vertelt waar je staat en die begrijpt direct wat je bedoelt en wat je nodig hebt, dan geeft dat vertrouwen. Als die ideeën vervolgens worden uitgewerkt in een helder plan met een reëel tijdspad en dito prijsindicatie, dan ligt er een basis waar je op kunt bouwen.

We hebben een aantal weken intensief samengewerkt om alles te realiseren. Het mooie aan SPINO is dat ze oprecht iets goeds neer willen zetten, dat merk je aan alles. Ze hebben een heel persoonlijke aanpak en kunnen ook goed schakelen met mensen met minder ICT-kennis zoals wij. Doordat je stap voor stap wordt meegenomen in het proces, heb je geen moment het idee dat je op wat voor manier dan ook de controle verliest – iets waar ik wel bang voor was.

Juist omdat SPINO zo persoonlijk werkt, ben je niet terughoudend in het stellen van vragen. Daarmee voorkom je dat je, voor je het weet, alles zelf weer aan het bedenken bent, want dan ben je weer terug bij af. We betalen een vast maandbedrag voor licenties en beveiliging en werken met een strippenkaart voor aanvullende ondersteuning. Op die manier houden we grip op de kosten en zien we precies waaraan tijd wordt besteed.

Het resultaat

Het grootste pluspunt van onze samenwerking met SPINO? Rust!

Ik houd nu veel meer tijd over voor mijn rol als ondernemer en het ontwikkelen van de organisatie in plaats van het oplossen van ICT-vraagstukken.

Collega’s weten waar documenten staan. Samenwerken gaat eenvoudiger. Problemen rond ICT zijn geen dagelijkse zorg meer. We hebben duidelijke afspraken gemaakt: als je tegen een probleem aanloopt, dan ga je eerst zelf kijken of je een oplossing kunt vinden. Lukt dat niet, dan overleg je met collega’s en intern beheer. En als het echt nodig is, dan schakelen we met de servicedesk van SPINO.

Toegegeven: ook ik vond het uitbesteden van onze ICT vooraf best spannend. Zouden er dingen gebeuren waar ik geen zicht op heb of die ik niet zou begrijpen? Of zou de ICT-partner net als een aannemer in de bouw het op cruciale momenten af laten weten? Maar niets van dat alles. Ik kan SPINO dan ook 100% aanraden. Als ambulante begeleiders hebben wij allemaal een groot hart en hechten we belang aan verbinding. Bij SPINO word je als klant gezien, begrepen en aan de hand meegenomen.”

SPINO brengt rust en digitale stabiliteit bij VLOD

De klant

De uitdaging

De oplossing

Het resultaat

Waarom VLOD SPINO aanraadt:

Contact

SPINO

Handig

What is their average annual salary per employee?

What is their average annual overhead cost of an employee?

What is your clients' businesses annual revenue?

Current Solution

{{backuphrs}}hrs {{backupmins}}mins

{{backuphrs}}hrs {{backupmins}}mins

No Backup Taken

{{localrecoveryDowntime}}

{{cloudrecoveryDowntime}}

{{localrecoveryDowntime}}

{{cloudrecoveryDowntime}}

No Backup Taken

Estimated Recovery Time & Loss:
{{localrecoveryDowntime}} {{cloudrecoveryDowntime}} Local: {{localrecoveryDowntime}} ({{localrecoverycost}})
Cloud: {{cloudrecoveryDowntime}} ({{cloudrecoverycost}}) ({{localrecoverycost}}) ({{cloudrecoverycost}})

Estimated Recovery Time & Loss:
No Backup Taken

Response Time you provided:
{{recoveryhrs}} hrs {{recoverymins}} mins ({{respondscost}})

Estimated Downtime & Loss:
{{displaylocalDowntime }} {{ displaycloudDowntime }} Local: {{displaylocalDowntime }} ({{ localdowntimecost}})
Cloud: {{ displaycloudDowntime }} ({{clouddowntimecost }}) ({{ localdowntimecost}}) ({{clouddowntimecost }})

Estimated Downtime & Loss:
Possible Business Closure

Warning: Having local only backups could leave you vulnerable to hardware failures, office fires, floods or even theft. It's vital to have an offsite backup to really protect your clients'your business.

Possible Business Closure

Datto SIRIS Solution

{{bcdrbackup}} mins

{{bcdrrecovery}} mins* *Time to virtualization will vary depending on numerous factors including, but not limited to, the size of the SIRIS device, the availability and speeds of other local resources, the number of applications you are running, and server load.

Estimated Recovery Time & Loss:
{{bcdrrecovery}} minutes ({{dattorecoverycost}})

Response Time you provided:
{{recoveryhrs}} hrs {{recoverymins}} mins ({{respondscost}})

Estimated Downtime & Loss:
{{displayBCDRDowntime}} ({{ bcdrdowntimecost }})
(-{{ localcostsaving }}) (-{{ cloudcostsaving }})

*all losses are merely an estimation of losses associated with technology, and does not reflect a calculation of actual losses to your business.

How long can your clients'your business survive?

Are your backups at risk?

Are your backups at risk?

How can you reduce the risk?